Fire kommuner, én søknadsløsning for Salg, Servering- og Skjenkebevilling

Samarbeidet mellom IKT-miljøene i Agder har gitt fire kommuner én felles søknadsløsning for Salg, Servering- og Skjenkebevilling. Erfaringene er gode, og nå jobbes det med å gjøre løsningen tilgjengelig for flere kommuner.

Det er så enkelt at når du åpner søknaden, velger du hvilken kommune du skal søke til. Resten av skjemaet tilpasser seg det du søker om. Du slipper å fylle ut felt som ikke gjelder søknaden din.

Hanne Gabrielsen Aas, fagansvarlig for bevilling i Kristiansand kommune, delte sine erfaringer med Digi Agder tidligere i år. Hun var særlig fornøyd med denne endringen: «Med den nye løsningen er skjemaet dynamisk, slik at det kun er relevante felt som vises og må fylles ut basert på valgene søker gjør. Dette oppleves som både mer brukervennlig og mer effektivt. Tidligere måtte søkerne fylle ut alle felt, uavhengig av hva de søkte om. Kommunen fikk dermed ofte mer informasjon enn den trengte, og søkerne fikk mer arbeid.»

I den felles søknadsløsningen velger søkeren hvilken av de fire kommunene søknaden skal sendes til.

Bygger videre på det andre har laget

Utgangspunktet var en løsning som allerede var utviklet av Digitale Helgeland. Gjennom Digi Agder fikk kommunene og IKT-miljøene i Agder kjennskap til arbeidet. Søknad om Salg, Servering- og Skjenkebevilling ble valgt som første utprøving av hvordan vi kunne bruke Altinn Studio sammen.

IKT Agder har utviklet løsningen og har bidratt med teknisk kompetanse og forvaltning, mens Digi Agder har samlet miljøene rundt det regionale samarbeidet. Alle de fire IKT-miljøene i Agder, IKT-Agder, DDV, IT i Kristiansand og IT-tjeneste i Lillesand-Birkenes, samarbeidet om det tekniske, sammen med fagfolk fra kommunene. Det har blant annet handlet om å få søknadene frem til riktig kommune og inn i kommunenes saks- og arkivsystemer.

«Ved å bygge skjemaet i Altinn Studio med felles datamodell og standardiserte integrasjoner mot registrene, slipper hver kommune å finne opp hjulet på nytt. Det har vært en glede å utvikle dette sammen med Digdir sitt Altinn-team og KS Digital, IKT-miljøene og kommunene, og jeg er takknemlig for innsatsen og åpenheten fra begge» kommenterer Jørgen Bakke-Pedersen fra IKT-Agder

Løsningen er utviklet i Altinn Studio, Digitaliseringsdirektoratet sin plattform for digitale tjenester. Gjennom Altinn Studio har man direkte tilgang på nasjonale felleskomponenter som enkelt legges til tjenester.

For Kristiansand har overgangen gitt en konkret forenkling:

«Vi har gått fra to skjemaer til ett samlet skjema, noe som i seg selv er en forenkling for oss. Andre kommuner har gått fra opptil 7 separate skjemaer, til kun ett!», fortalte Hanne.

Hun meldte også om flere positive tilbakemeldinger fra søkerne. Erfaringene gir et godt grunnlag for videre arbeid, selv om tidsbesparelsene foreløpig ikke er tallfestet.

Flere kommuner kan bruke samme løsning

Fire kommuner i Agder er i gang: Kristiansand, Lindesnes, Vennesla og Lillesand. De har hatt ulike utgangspunkt, men ser flere av de samme fordelene med å samarbeide.

I Lindesnes har arbeidet med egne skjemaer krevd mye koordinering. Anette Strandmyr Fidje, SLT-koordinator i Lindesnes kommune, beskriver hva overgangen betyr for dem: «Tidligere hadde vi 6–7 egne søknadsskjemaer som krevde mye tid og ressurser å utvikle og vedlikeholde. Vårt fagområde bevilling er fordelt mellom flere avdelinger og ulikhetene mellom skjemaene ble store. Det krevde også mye koordinering og møter for å få fremdrift på skjemaene. Med det nye skjemaet får vi en mer kvalitetssikret løsning, samtidig som vi kan bruke ressursene våre på tjenestene fremfor administrasjon.»

Erfaringene reiser også et større spørsmål: hvor mye av dette arbeidet trenger kommunene å gjøre hver for seg? Johannes Hostad, rådgiver i politisk sekretariat i Lillesand, peker på muligheten for å bruke ressursene annerledes: «Den nye skjemaløsningen er noe som kommer både innbyggerne og kommunen til gode. I Lillesand har vi hatt mange forskjellige søknadsskjemaer som nå har blitt samlet under ett. Det at 357 kommuner skal utvikle hver sin løsning for samme tjenesten er ikke bærekraftig bruk av ressurser. Dette er et steg i riktig retning for at kommuner kan samarbeide om å utvikle løsninger heller enn at alle skal jobbe hver for seg.»

Dette er Digi Agders prinsipp «Felles før egen» i praksis: når kommunene har samme behov, bør vi først se etter en løsning vi kan bruke sammen.

Heidi Engestøl, kommunalsjef for HR og organisasjon i Vennesla, håper samarbeidet fortsetter: «Det er svært gledelig at vi har klart å få til en fellesløsning på digital skjenkebevilling. Jeg håper dette bare er starten på flere fellesløsninger. Både innbyggere og næringsliv har nytte av at kommunene utvikler løsninger på tvers av kommunegrensene. Dette er vinn- vinn for mange.»

Det er her mulighetene blir større: når en søknadsløsning og prosessen bak kan brukes helt likt av flere kommuner, kan også arbeidet med å forbedre tjenesten deles på tvers av kommunene. Fagmiljøene kan lære av hverandres erfaringer, og mindre kommuner kan få tilgang til løsninger de ville hatt begrenset kapasitet til å utvikle alene.

Nå jobbes det med å klargjøre løsningen for flere kommuner. Samtidig må vi få på plass hvordan vi skal samarbeide om vedlikehold, forbedringer og nye tjenester. En felles løsning trenger også et samarbeid som varer! Arbeidet med salg, serverings- og skjenkebevilling åpner veien for flere felles innbyggertjenester i Agder.